Оформление возврата
Порядок оформления претензии
Для возврата товара необходимо оформить претензию в установленные сроки с момента получения продукции. Оформление и отправка претензий осуществляется покупателем посредством направления по электронной почте. Подробно опишите выявленные дефекты, приложите подтверждающие фото. Если при приемке на складе перевозчика был составлен коммерческий акт о выявленных несоответствиях и/или нарушения упаковки, приложите его копию к претензии.
Сроки оформления претензии и условия возврата
- для претензий по количеству – 4 рабочих дня;
- для претензий по качеству продукции стоимостью от 5000 руб. за единицу товара (в ценах со скидкой) – 4 рабочих дня;
- для претензий по качеству (кроме продукции стоимостью от 5000 руб.) – 17 рабочих дней;
- для претензий по браку нанесения – 17 рабочих дней;
- для чистой продукции (отказ от заказа) – 12 рабочих дней;
- для претензий по скрытым дефектам – 3 месяца.
Условия возврата
- Возврат можно отправить только после получения уведомления о рассмотрении претензии
- Товар должен быть упакован в оригинальную упаковку (если таковая имеется);
- Возврат продукции без нанесения должен быть произведен в срок не позднее 3 дней с даты получения уведомления о положительном принятии решения рассмотрения претензии.
Подробнее порядок получения товара, рассмотрения претензий, возврата продукции и начисления компенсации описаны в Условиях сотрудничества.
Порядок оформления бухгалтерских документов на возврат
При оформлении претензии укажите предпочтительный вариант отражения возврата товара в бухгалтерском учете.
Способы проведения возврата
- Замена отгрузочного УПД по заказу (только для возврата по заказу в текущем квартале и для товаров, не требующих обязательной маркировки).
- Бухгалтерия «АПЕКС» корректирует отгрузочные документы в соответствии с произведенным возвратом. Сканы исправленных документов направляются вам по электронной почте, а оригиналы в ЭДО или почтой. Документы необходимо оперативно направить в вашу бухгалтерию.
- Если первоначальный УПД был передан в ЭДО и подписан с вашей стороны, мы направим Соглашение об аннулировании. Исправленный УПД и Соглашение об аннулировании необходимо оперативно подписать электронной подписью в ЭДО.
- Формирование возвратного документа (в том числе для возвратов по заказам закрытого периода и возвратов товара с обязательной маркировкой).
- Вам необходимо сформировать возвратный документ (ТОРГ-12 или УПД со статусом 2), где «АПЕКС» является покупателем, а ваша компания – продавцом товара по претензии. Сумма, артикулы и количество товара в возвратном документе должны соответствовать претензии. Возвратный документ нужно отправить нам в ЭДО (в xml-формате) или, если вы не ведете электронный документооборот, выслать скан по электронной почте, а оригинал отправить по почтой.
- На основании полученного от вас возвратного документа мы формируем корректировочный документ и отправляем вам скан на электронную почту, а оригиналы в ЭДО или почтой. Скорректированные документы необходимо оперативно передать в свою бухгалтерию и подписать электронной подписью в ЭДО.
- В случае возврата продукции надлежащего качества без нанесения вместе с документами вам будут направлены Акт о результатах рассмотрения претензии и Счет на оплату пени, которые также необходимо оперативно подписать и прислать обратно.
Особенности возврата маркированной продукции
- Возврат маркированной продукции возможен только через формирование возвратного документа с передачей кодов маркировки (в xml-формате) по ЭДО. С любыми вопросами о передаче кодов вы можете обратиться в техническую поддержку вашего провайдера ЭДО.
- Коды маркировки в возвратных документах и коды на фактически возвращенном товаре должны совпадать. В случае несовпадения кодов возврат не будет проведен до момента устранения несоответствия.
- Не допускается возврат товара, если коды маркировки были выведены из оборота. В таком случае коды сначала необходимо вернуть в оборот в системе «Честный знак», а после этого проводить возврат.
- Дату и номер возвратного документа необходимо указать на сайте (форма претензии, меню Документы на возврат, поля Номер документа и Дата документа).